Estimados Presidentes:
Nuestro Gobernador 09-10, Santiago Ancona Teigell, visitará en fecha próxima tú Club en Visita Oficial, para lo que te hago las siguientes recomendaciones, de Protocolo, para lograr que la visita sea todo un éxito, desde luego estas pautas , de ninguna manera son obligatorias y el protocolo o la logística de la Visita Oficial , es la misma desde siempre en nuestro Distrito 4200.
RECEPCION.- Por la via que llegue, se ha acostumbrado siempre esperarlo en la entrada de las Ciudades o poblaciones de nuestro Distrito o en los Aeropuertos, tener lista la habitación del Hotel, en donde lo vayan a hospedar, de preferencia un buen hotel, ya que él y su esposa necesitan descansar, ya que se encuentran en gira de trabajo, y su representante, ya deberá de tener el hotel listo y el Programa de la Visita.
AUTORIDADES.- Recuerden, que es el único Funcionario de Rotary Internacional, razón por la cual se les recomienda, hacer citas previas, con las autoridades legalmente constituidas, Gobernador del Estado, Presidente Municipal o la autoridad del lugar, cuando sean las Capitales, a estas Visitas de Cortesía deberán de asistir todos los Presidentes (a) de los Clubes, del Estado, es la oportunidad de presentarlo, ante la autoridad política y que sepan las actividades de los Rotarios.
PRENSA.- Siempre es conveniente hacer entrevistas, radiofónicas, de televisión o visitas a los periódicos, Ustedes escogerán con el Representante del Gobernador, a donde y cuando lo llevan, al resaltar la visita del Gobernador, estaremos haciendo relaciones públicas y estaremos también, difundiendo la imagen de Rotary.
VISITA A LAS OBRAS DEL CLUB. Si tienen alguna obra de carácter social, podrán llevar al Gobernador y explíquenle el alcance de la obra en la comunidad, también podrán hacer entregas de materiales, sillas de ruedas, apoyos o lo que ustedes deseen, invitándolo a participar en dicha entrega.
En la Asamblea deberán de presentarle al Gobernador los planes de trabajos de cada uno de los comités que conforman el Cuadro Social del Club, metas, planes ya que el Futuro de Rotary esta en tus Manos.
En esta Asamblea, se presentaran los socios, como siempre para que el Gobernador los conozca y establezca un vinculo de amistad con todos los socios del Club, si hay comida de preferencia que sea primero y después la Asamblea.
CENA DE GALA.- En nuestro Distrito es tradición la Cena con Damas e Invitados , en esta reunión de carácter social, el Gobernador es el único orador y el Presidente del Club, se aprovecha la ocasión para recibir en el seno del Club a nuevos Socios, entregar algún reconocimiento y los discursos serán del Presidente del Club y el Mensaje del Gobernador del Distrito, se acostumbra también intercambiar regalos, entre el Presidente y el Gobernador y generalmente se le ofrece un presente a la Esposa del Funcionario. Se aconseja que este evento sea programado puntual y que a media noche se retire a descansar el Invitado de Honor, ya que al día siguiente tendrá que atender a otro Club y se espera que este descansado, para poder hacer de su visita un éxito.
ESPOSA DEL GOBERNADOR. MARIA INES JAIME DE ANCONA
Cuando la esposa lo acompañe, será necesario que las damas del Club, se reúnan con ella y la atiendan, podrá acompañarlos a todas las visitas de funcionarios, de prensa y televisión, a la hora de la Asamblea del Club, las damas siempre organizan un evento con la Esposa , y la suplica es que la atiendan también y si es necesario haganle un programa especial.
Estas son algunas pautas que deberán de atender en la Visita Oficial.
ATENTAMENTE
JULIO PEREZ TOVAR
SECRETARIO DE DISTRITO 4200
julio.perez@rotary4200.org.mx
CEL. 9988 453197